Valider en masse les conversions de votre programme

La validation en masse vous permet d’accepter ou de refuser plusieurs centaines de conversions en une seule opération, au lieu de les traiter une par une. Deux méthodes coexistent : la sélection directe dans la liste des conversions, et l’import d’un fichier CSV contenant les identifiants à traiter.

Ouvrir la liste des conversions de votre programme

Le menu Conversions n’est pas dans la barre latérale principale : il appartient au menu de votre programme. Ouvrez d’abord Gestion des programmes, cliquez sur le programme concerné, puis choisissez Conversions.

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En haut à droite de la page, trois boutons ronds sont disponibles : Ajouter des conversions, Accepter/Refuser des conversions (import d’un fichier CSV) et Exporter des conversions. Survolez-les pour afficher leur intitulé.

Méthode 1 : valider ou refuser directement depuis la liste

C’est la méthode la plus rapide pour un volume modéré, sans aucun fichier à préparer.

1. Filtrez la liste pour n’afficher que ce qui vous intéresse : période, Statut sur En attente, partenaire ou règle de commissionnement.
2. Cochez les conversions ligne par ligne, ou utilisez la case de l’en-tête (Tout sélectionner) pour cocher toutes les conversions sélectionnables de la page affichée.
3. Un bandeau apparaît au-dessus du tableau et indique le nombre de conversions sélectionnées. Votre sélection est conservée si vous changez de page.
4. Pour élargir la sélection au-delà de la page affichée, cliquez sur le lien Sélectionner les 128 conversions en attente correspondant aux filtres. (le nombre s’adapte à vos filtres).
5. Cliquez sur Accepter ou sur Refuser, puis sur Confirmer.

Deux limites à connaître. Seules les conversions non verrouillées sont sélectionnables : une conversion déjà verrouillée a sa case grisée, et l’infobulle Aucune conversion à sélectionner apparaît si aucune ligne de la page ne peut être cochée. Par ailleurs, la sélection est plafonnée à 900 conversions : au-delà de ce seuil, le lien de sélection vous indique combien de conversions supplémentaires vous pouvez encore ajouter, et une fois le plafond atteint le message Vous avez déjà sélectionné le maximum de conversions possible. s’affiche.

Si vous choisissez Refuser, un champ Motif apparaît et il est obligatoire. Ce motif est visible par votre partenaire, écrivez-le comme un message client : par exemple « Commande annulée par le client » ou « Retour produit accepté le 20/07 ». Il est limité à 1 024 caractères.

Le cas des conversions soumises à un délai de carence

Le délai de carence est le nombre de jours pendant lesquels vous pouvez encore refuser une conversion. Il se règle règle par règle dans la Configuration du programme (champ Délai de carence (en jours)) et vaut 0 par défaut, ce qui verrouille les conversions immédiatement.

Si au moins une conversion de votre sélection dépend d’une règle avec un délai supérieur à 0, un écran de confirmation supplémentaire s’affiche. Il vous annonce la date de verrouillage prévue, puis vous pose la question Voulez-vous verrouiller les conversions maintenant ?. Deux réponses sont possibles :

• Valider quand même : les conversions sont acceptées, mais le délai de carence court jusqu’au bout. Vous gardez la possibilité de les refuser jusqu’à la date de verrouillage annoncée.
• Valider et verrouiller maintenant : le délai est contourné, les conversions sont verrouillées à l’instant et leurs commissions deviennent immédiatement éligibles au paiement.

Méthode 2 : valider avec un fichier CSV

Cette méthode est faite pour les gros volumes et pour les équipes qui travaillent depuis un tableur ou depuis un export de leur back-office e-commerce. Le principe est simple : vous fournissez la liste des identifiants de conversion à traiter, Affilae applique l’action choisie à toutes les lignes reconnues.

Étape 1 : récupérer les identifiants à traiter

1. Depuis la liste des conversions, cliquez sur le bouton Exporter des conversions.
2. Choisissez la période, puis affinez avec les filtres Statut (mettez En attente), Est verrouillée ? et Règles de commissionnement.
3. Dans la section Champs, les colonnes ID, ID de conversion et Nom de la règle sont toujours incluses. Cochez seulement ce dont vous avez besoin, cela allège le fichier.
4. Cliquez sur Valider. Le fichier CSV se télécharge directement, il porte le nom de votre programme.

Vous pouvez aussi partir de votre propre système : ce qu’Affilae attend, ce sont vos numéros de commande, exactement tels qu’ils ont été transmis au tracking.

Étape 2 : préparer le fichier d’import

Le fichier attendu est volontairement minimaliste : une seule colonne, un identifiant de conversion par ligne, enregistré en .csv.

1. Ouvrez l’export dans votre tableur. Si tout arrive dans une seule cellule, utilisez la fonction de conversion de texte en colonnes avec le séparateur virgule.
2. Ne conservez que la colonne externalId, c’est la deuxième colonne de l’export et elle correspond à la colonne ID de la liste des conversions. Supprimez toutes les autres colonnes.
3. Vérifiez qu’il ne reste qu’une colonne remplie, une valeur par ligne, sans cellule vide au milieu.
4. Enregistrez au format CSV. La ligne d’en-tête peut rester en place : elle ne correspond à aucune conversion et sera simplement ignorée.

Le fichier ressemble alors à ceci :

externalId
CMD-2026-10432
CMD-2026-10433
CMD-2026-10441

Étape 3 : importer le fichier

1. Revenez sur la liste des conversions et cliquez sur le bouton Accepter/Refuser des conversions.
2. Dans le panneau Accepter / Refuser des conversions en masse, déposez votre fichier dans la zone Choisir un fichier ou glissez-déposez-le.
3. Sous Choisissez une action, sélectionnez Valider des conversions ou Refuser des conversions.
4. En cas de refus, renseignez le champ obligatoire Motif du refus.
5. Cochez Notifier les partenaires par email si vous voulez que vos affiliés soient informés.
6. Cliquez sur Soumettre le fichier csv.

Vérifier le résultat de l’import

Après l’envoi, le message Le fichier csv a été soumis confirme la prise en compte, puis un bandeau récapitule le traitement, par exemple Ajout en masse: 412 conversions ont été acceptées sur un total de 415 soumises. Lisez ce compteur attentivement.

• Le second chiffre compte les conversions retrouvées dans votre programme, pas le nombre de lignes de votre fichier. Un identifiant inconnu, mal orthographié, appartenant à un autre programme ou déjà traité n’apparaît nulle part dans ce total.
• Un écart entre les deux chiffres signale des conversions retrouvées mais déjà verrouillées, donc impossibles à modifier.
• Si aucune conversion n’a pu être traitée, le message Aucune conversion n’a pu être acceptée. (ou Aucune conversion n’a été refusée.) s’affiche. Dans neuf cas sur dix, le fichier contenait plusieurs colonnes, ou les identifiants ne correspondaient pas à ceux du programme sélectionné.

Le réflexe à prendre : après chaque import, refiltrez la liste sur le statut Acceptés ou Refusés pour la période concernée et vérifiez que le compte est bon.

Ce que le verrouillage implique

Le verrouillage n’est pas un statut, c’est une couche qui se superpose au statut. Une conversion verrouillée affiche une icône de cadenas et l’infobulle Verrouillé ; une conversion qui ne l’est pas encore affiche Sera verrouillée le suivi de sa date.

• Tant qu’une conversion n’est pas verrouillée, vous pouvez encore changer d’avis, y compris repasser une conversion Refusé en Accepté.
• Une fois verrouillée, la conversion n’est plus modifiable, ni par vous, ni par le support.
• Le verrouillage rend la commission éligible au paiement : c’est le point de départ du cycle de facturation et de versement à l’affilié.
• Avec un délai de carence à 0, accepter ou refuser verrouille la conversion dans la seconde. Vérifiez donc votre sélection avant de confirmer.

Pourquoi valider en masse

• Vous traitez un mois complet de conversions en quelques minutes au lieu de plusieurs heures de clics.
• Vous payez vos affiliés plus vite, ce qui est l’un des premiers critères de satisfaction d’un éditeur et un argument de recrutement.
• Vous rapprochez facilement les données Affilae de votre back-office, puisque vous travaillez avec vos propres numéros de commande.
• Vous industrialisez le traitement des annulations et des retours produits, avec un motif de refus homogène pour tout un lot.

Bonnes pratiques

• Fixez un rendez-vous récurrent, par exemple le 5 de chaque mois pour les conversions du mois précédent. Un rythme régulier évite les retards de paiement et les relances d’affiliés.
• Testez toujours un fichier de 3 à 5 lignes avant de lancer un lot complet. Vous validez le format en dix secondes, sans risque.
• Filtrez sur En attente avant d’exporter. Un fichier qui contient déjà des conversions traitées fera baisser vos compteurs sans que vous sachiez pourquoi.
• Rédigez des motifs de refus utilisables par l’affilié. Un motif vague génère un message dans la Messagerie, un motif clair évite l’échange.
• Conservez vos fichiers d’import datés dans un dossier partagé. C’est votre trace en cas de contestation.

Cas d’usage

Une boutique de mode avec un délai de retour de 14 jours. Chaque début de mois, l’équipe exporte les conversions En attente du mois précédent, retire de la liste les commandes retournées, importe le reste en validation, puis fait un second import de refus avec le motif « Retour produit accepté ». Deux fichiers, dix minutes, aucun affilié oublié.

Un site de génération de leads. Les leads sont qualifiés par le service commercial dans un CRM. Une fois par semaine, l’équipe extrait du CRM la liste des leads validés, colle les références dans une seule colonne et importe le fichier. Les leads non qualifiés font l’objet d’un fichier de refus avec le motif « Lead non joignable après 3 relances ».

Une opération commerciale à valider dans l’urgence. Un affilié attend le paiement de son opération avant de relancer une campagne. L’annonceur filtre la liste sur ce partenaire, coche les lignes concernées, puis choisit Valider et verrouiller maintenant pour rendre les commissions immédiatement éligibles au paiement, sans attendre la fin du délai de carence.

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