Gérer les paiements de votre programme en autogestion

La page Paiements réunit tous les paiements de commissions dus à vos affiliés pour le programme sélectionné. Sur un programme en autogestion, c’est vous qui réglez directement vos affiliés : cette page vous sert à gérer et suivre vos paiements, de la commission validée jusqu’au virement.

Accéder à la page Paiements

Dans le menu de gauche, ouvrez Paiements. L’en-tête rappelle le programme en cours et son seuil de paiement (le montant minimum qu’un affilié doit atteindre avant d’être payé), modifiable d’un clic sur le crayon. Si vous gérez plusieurs programmes, changez-en avec le sélecteur en haut à droite.

La page se lit en trois parties : les cartes de statut (un montant par statut, cliquez pour filtrer le tableau), la section Statistiques (graphiques), puis le tableau des paiements.

Pourquoi regrouper vos commissions

Chaque vente ou lead apporté par un affilié crée une petite commission. Plutôt que de vous faire régler chacune séparément, Affilae les additionne en un seul gain par affilié, que vous facturez puis payez en une fois.

Vous évitez ainsi une multitude de micro-virements, vous réduisez les frais bancaires et votre comptabilité reste simple. C’est tout l’intérêt de cette page : suivre ces gains regroupés, puis les payer proprement.

Le parcours d’un paiement

Sur un programme en autogestion, un paiement suit trois étapes. Chaque paiement porte un statut ; passez la souris dessus dans l’application pour afficher son explication.

• Commission validée Commission confirmée par le tracking. Aucune demande de versement n’a encore été créée pour cette commission.
• Paiement en cours Le virement vers l’affilié est en cours, en attente de confirmation que les fonds ont bien été reçus.
• Paiement confirmé L’affilié a reçu les fonds. Paiement terminé.

Certains statuts signalent un point d’attention et n’apparaissent que si un paiement les atteint :

• Échec de paiement Le virement a échoué (RIB invalide, rejet bancaire, etc.). Une nouvelle tentative est possible une fois le problème corrigé.
• Paiement bloqué Virement suspendu par Affilae pour vérification (suspicion de fraude ou conformité). Une revue humaine est requise.
• Paiement contesté Paiement contesté par l’annonceur ou l’affilié. Le parcours est suspendu jusqu’à résolution du litige.
• Paiement refusé La demande a été rejetée. Ce statut est terminal et irréversible.

Les demandes à traiter, votre historique à confirmer

Sur un programme en autogestion, un statut supplémentaire existe : Demande à traiter. Il réunit les demandes de paiement créées avant la mise à jour de la page Paiements. Comme Affilae ne réalise pas les virements sur ces programmes, la plateforme ne peut pas savoir si votre affilié a déjà été réglé : beaucoup de ces versements ont été faits hors plateforme, parfois il y a longtemps. Ces demandes attendent donc votre confirmation.

Voici ce que sont devenus vos anciens statuts sur un programme en autogestion :

C’est à vous d’agir. Pour chaque demande au statut Demande à traiter, indiquez ce qui s’est réellement passé en la faisant passer dans l’un de ces trois statuts :

• Paiement confirmé, si vous avez déjà réglé l’affilié.
• Paiement en cours, si le virement est parti mais n’est pas encore confirmé.
• Paiement refusé, si ce paiement n’a pas lieu d’être. Ce statut est irréversible.

Vous n’avez pas à les reprendre une par une : cochez plusieurs lignes, puis utilisez Modifier le statut pour toutes les mettre à jour en une seule action groupée (voir « Enregistrer le versement » plus bas).

Ces demandes ne faussent pas vos chiffres : elles ne comptent dans aucun indicateur (montants des cartes de statut, graphiques de la section Statistiques) et elles sont masquées du tableau par défaut. Vous avez deux façons de les afficher :

• Le bandeau bleu, en haut de la page Paiements. Il annonce « N demande(s) de paiement à traiter », N étant leur nombre, et propose un bouton Afficher qui les fait apparaître dans le tableau. Ce bandeau ne s’affiche que s’il existe réellement de telles demandes, et il n’apparaît pas pendant que vous les consultez déjà.
• Le filtre de statut du tableau, réglé sur Demande à traiter.

Côté affilié, ces mêmes demandes portent le statut Paiement à confirmer, et vos affiliés voient eux aussi un bandeau qui les invite à les consulter. Depuis le 4 août, l’affilié peut confirmer lui-même les versements qu’il a réellement reçus, par une action groupée. S’il n’a rien reçu, c’est vous qu’il doit contacter, et non Affilae, qui n’a aucune visibilité sur ces paiements directs. Attendez-vous donc à quelques questions de vos affiliés sur ces anciens paiements ; les solder rapidement vous évite ces échanges.

Lire le tableau des paiements

Chaque ligne est un paiement du programme. Une ligne sans identifiant est une commission encore au statut Commission validée, pas encore intégrée à une demande de versement ; une ligne avec identifiant est une demande de versement en cours de traitement.

Vous filtrez la liste par date, affilié, groupe, statut, type ou devise, et vous triez par montant ou par date. Cliquez sur une carte de statut pour filtrer instantanément le tableau sur ce statut.

Créer la demande de versement

Une commission validée doit être intégrée à une demande de versement pour lancer son paiement. Utilisez le bouton de facturation en haut de la page, ou l’action sur la ligne concernée : Affilae crée alors la demande de versement, génère la facture entre vous et l’affilié, attribue un identifiant à la ligne et fait passer le paiement en Paiement en cours.

Enregistrer le versement

Une fois votre affilié réglé, mettez le paiement à jour pour garder un suivi clair. Cochez une ou plusieurs lignes, puis dans la barre d’actions choisissez Modifier le statut.

• Les transitions proposées dépendent du statut actuel des paiements sélectionnés.
• Les commissions non intégrées à une demande de versement ne peuvent pas changer de statut : créez d’abord la demande de versement.
• Le passage en Paiement refusé est irréversible : un paiement refusé ne peut pas être restauré.

Télécharger et exporter

La facture est un document établi entre vous (l’annonceur) et votre affilié. Vous la retrouvez et l’exportez depuis la page :

• Télécharger les factures (menu de l’en-tête) : réunit toutes les factures payées dans un seul PDF.
• Exporter CSV : exporte la liste filtrée pour votre comptabilité ou vos analyses.

Joindre votre propre facture

Sur une demande de versement, vous pouvez ajouter votre propre facture (un fichier PDF), par exemple si votre comptabilité impose votre modèle. Utilisez l’action Ajouter une facture personnalisée sur la ligne concernée ; vous pouvez la supprimer à tout moment.

Bien suivre vos paiements

• Soldez d’abord vos anciennes demandes : affichez-les avec le bouton Afficher du bandeau bleu, puis confirmez-les en une action groupée. Vos affiliés retrouvent ainsi un historique juste, et vous n’aurez plus de questions à ce sujet.
• Cliquez sur une carte de statut pour filtrer instantanément le tableau.
• Surveillez les statuts d’attention (Échec de paiement, Paiement bloqué, Paiement contesté) : ce sont eux qui retardent le paiement de vos affiliés.
• Ajustez le seuil de paiement selon vos affiliés : un seuil trop haut retarde leurs versements, un seuil trop bas multiplie les petites factures.

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