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Traiter les retours produits et les annulations

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Une commande retournée, annulée ou remboursée ne doit pas rapporter de commission à l’affilié. Pour chaque conversion, vous avez trois décisions possibles : l’accepter, la refuser ou baisser son montant. Cette page vous dit laquelle prendre, dans quel ordre, et avec quel outil.

Prérequis : vos règles de commissionnement placent les nouvelles conversions en attente (champ Statut des nouvelles conversions : en attente). Réglé sur accepté, ce champ fait accepter les conversions dès leur création. Sans délai de carence, elles sont alors verrouillées aussitôt et aucun retour ne peut plus être pris en compte.

Quelle décision pour quelle commande

LA COMMANDE	VOTRE DÉCISION	POUR L’AFFILIÉ
Gardée par le client	Accepter	La commission est due
Annulée, impayée, remboursée ou retournée en totalité	Refuser, motif Commande retournée, annulée ou remboursée	Aucune commission, le motif lui est visible
Retournée en partie	Baisser le montant au montant gardé, puis accepter	La commission est recalculée sur le montant gardé
Encore dans le délai de retour	Attendre, la conversion reste en attente	Rien ne change pour l’instant

Le montant à indiquer est celui que le client garde, hors taxes, après remises et hors frais de livraison, comme le montant envoyé par votre tracking. Si la commission de la règle est un pourcentage, elle baisse dans la même proportion. Si c’est un montant fixe par vente, elle ne change pas.

Un retour total se traite toujours par un refus, jamais en baissant le montant.

Dans quel ordre

Attendez la fin de votre délai de retour, sans dépasser votre délai de validation sur les offres 2026 (voir plus bas)
Baissez d’abord le montant des retours partiels
Acceptez ensuite ces conversions et les commandes gardées
Refusez les commandes annulées ou retournées en totalité

Pourquoi baisser le montant avant d’accepter ? Accepter ou refuser peut verrouiller la conversion aussitôt : c’est le cas quand le délai de carence de la règle est à 0, et toujours sur les offres 2026. Une conversion verrouillée ne change plus, ni son statut, ni son montant.

Les règles à connaître

Baisser un montant : à la baisse uniquement, une seule fois par conversion, sur une conversion en attente ou acceptée mais pas encore verrouillée
Refuser : possible sur une conversion en attente, ou acceptée tant qu’elle n’est pas verrouillée
Revenir sur un refus : une conversion refusée peut être acceptée de nouveau tant qu’elle n’est pas verrouillée
Conversion verrouillée : un cadenas s’affiche à côté de son statut, plus rien ne peut changer. Tant que la mention Sera verrouillée le s’affiche, vous pouvez encore agir
Conversion En révision : elle est contestée et attend la décision d’Affilae, aucune action n’est possible d’ici là

Sur les offres 2026

Décision immédiate et définitive : le délai de carence est géré par Affilae, accepter ou refuser verrouille la conversion aussitôt
Délai de validation : une conversion encore en attente 30 jours après son enregistrement est acceptée automatiquement, à son montant d’origine (délai par défaut, votre contrat peut en prévoir un autre). Traitez vos retours avant cette échéance
Retours après validation : un retour, une annulation ou un impayé ne se traite que pendant le délai de validation. Il ne permet pas de contester une conversion déjà validée : la contestation est réservée à la fraude, aux erreurs de tracking et au non-respect des règles du programme
Seuil d’invalidation : quand vous avez refusé 15 % des conversions enregistrées au cours d’un même mois (seuil par défaut, votre contrat peut en prévoir un autre), vous ne pouvez plus refuser d’autres conversions de ce mois. Le taux du mois s’affiche dans le bandeau de validation. Au-delà, quand vous refusez des conversions depuis la liste des conversions, le refus est bloqué et le bouton Demander un examen vous permet d’envoyer une demande motivée, avec le motif et vos justificatifs (références de commande, dates). Affilae examine la demande sous 15 jours. Pendant l’examen, ces conversions sont En révision et ne sont pas acceptées automatiquement. Cette demande se fait uniquement depuis l’interface

Avec quel outil

OUTIL	ACCEPTER, REFUSER	BAISSER UN MONTANT	IDÉAL POUR
Liste des conversions	Oui	Non	Un volume modéré, à l’écran
Import d’un fichier CSV	Oui, un fichier par action	Non	Un gros volume préparé dans un tableur
API	Oui	Oui	Un traitement automatique depuis votre système
Assistant IA (Claude, ChatGPT)	Oui	Oui	Un export de commandes à traiter, sans développement

Baisser un montant n’est pas possible depuis l’interface : passez par l’API ou par l’assistant IA.

Depuis la liste des conversions ou par fichier CSV

Filtrez sur le statut En attente, sélectionnez les conversions ou importez le fichier de leurs numéros de commande, puis cliquez sur Accepter ou Refuser. Pour un refus, choisissez le motif Commande retournée, annulée ou remboursée. Le détail est dans Valider en masse les conversions de votre programme.

Par l’API

Retrouvez l’identifiant de chaque conversion avec GET /advertiser/conversions.list (filtres status=pending, from, to, externalId), puis :

CAS	APPELS, DANS CET ORDRE
Commande gardée	`POST /advertiser/conversions.accept` avec `program` et `id`
Retour partiel	1. `POST /advertiser/conversions.update` avec `id`, `amount` (nouveau montant HT en centimes) et `reason` 2. `POST /advertiser/conversions.accept`
Retour total, annulation	`POST /advertiser/conversions.refuse` avec `program`, `id` et `reason` = `return_or_cancel`

Les autres motifs de refus sont self_purchase_or_brand_order, test_order_or_technical_error, fraud et incorrect_attribution, ce dernier avec un comment obligatoire, visible par l’affilié. Le détail est dans Automatiser le suivi des conversions via l’API.

Avec l’assistant IA

Connectez Claude ou ChatGPT à votre compte avec l’accès Lecture et écriture (Connecter un assistant IA à Affilae), puis donnez-lui vos commandes, par exemple un export de votre back-office. Vous pouvez lui demander par exemple :

Voici mes commandes d’octobre : accepte les commandes livrées, refuse les annulées et ajuste les retours partiels
Liste mes conversions en attente depuis plus de 20 jours sur le programme X

L’assistant rapproche vos commandes des conversions par numéro de commande, puis vous présente un plan : combien de conversions il va accepter, refuser ou ajuster, pour quels montants, et ce qu’il laisse de côté. Il n’agit qu’après votre accord sur ce plan, dans l’ordre décrit plus haut, puis vous rend compte ligne par ligne. Si vos montants sont TTC, indiquez-le : Affilae attend des montants hors taxes.

L’assistant agit quand vous le lui demandez. Pour un traitement automatique chaque jour, sans intervention, utilisez l’API.

Bonnes pratiques

Fixez un rendez-vous régulier, par exemple chaque semaine, après la fin de votre délai de retour et avant l’échéance de validation
Rapprochez toujours sur le numéro de commande, la colonne ID de la liste des conversions
Testez sur trois à cinq commandes avant de traiter un lot complet
Gardez une trace datée de vos fichiers ou de vos plans, utile en cas de question d’un affilié

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Questions
fréquentes

Sur les offres 2026, une conversion en attente est acceptée automatiquement 30 jours après son enregistrement (délai par défaut), à son montant d’origine, et le retour ne peut plus être pris en compte. Sur les autres offres, elle reste en attente et l’affilié n’est pas payé.

Si la mention Sera verrouillée le s’affiche encore, refusez la conversion, ou baissez son montant pour un retour partiel. Si un cadenas s’affiche, elle est verrouillée et ne peut plus changer. C’est toujours le cas sur les offres 2026, où l’acceptation verrouille aussitôt : attendez la fin du délai de retour avant d’accepter.

Non. Le montant d’une conversion ne se modifie qu’une fois. Vérifiez le montant gardé avant de l’enregistrer.

Non, le montant ne peut que baisser. Pour rémunérer davantage un affilié, ajoutez une commission à la main.

Trois raisons possibles : la conversion est verrouillée, elle est En révision, ou, sur les offres 2026, le seuil d’invalidation du mois est atteint. Dans ce dernier cas, notre équipe support en est informée, et vous pouvez demander l’examen de ces refus avec le bouton Demander un examen, qui s’affiche dans la liste des conversions quand le refus est bloqué.

Oui. Il voit le statut de chaque conversion et, pour un refus, son motif. Pour un montant baissé, la commission affichée est mise à jour.