Ajouter un utilisateur et gérer ses accès
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Un compte Affilae peut être partagé entre plusieurs personnes : collègues, prestataire ou agence. Chacune reçoit son propre identifiant et un niveau d’accès que vous choisissez, du contrôle total à des droits limités à un seul programme.
Ouvrir la page Utilisateurs
Le chemin dépend de votre côté de la plateforme :
- Annonceur : Mon Compte, puis le bloc portant le nom de votre société, puis Gérer les utilisateurs.
- Éditeur : Mon Compte, puis Gérer les utilisateurs.
La page qui s’ouvre s’intitule Utilisateurs.
La liste affiche quatre colonnes : Noms, Dernière connexion, Permissions et Actions. Une adresse email écrite en rouge avec un triangle d’alerte signale que l’invitation n’a pas encore été validée : l’info-bulle indique Cet email n’est pas confirmé.
Inviter un nouvel utilisateur
- Cliquez sur Nouvel utilisateur, en haut à droite de la page.
- Renseignez Prénom, Nom et Email. L’adresse doit être unique : elle ne peut pas déjà appartenir à un autre utilisateur du compte.
- Choisissez la Langue (FR, EN ou ES) et le Fuseau horaire. Ils déterminent l’affichage de l’interface et des dates pour cette personne, pas pour vous.
- Saisissez un Téléphone valide, indicatif pays compris. Le bouton de validation reste grisé tant que le numéro n’est pas reconnu.
- Laissez l’interrupteur Permissions désactivé pour donner un accès complet, ou activez-le pour restreindre les droits (voir la section suivante).
- Cliquez sur Valider. Le message L’utilisateur a bien été créé confirme l’envoi.
La personne reçoit aussitôt un email intitulé Invitation à collaborer, avec un bouton Se connecter à Affilae. Elle arrive sur la page Bienvenue sur Affilae, où elle choisit elle-même son mot de passe. Vous ne créez donc jamais son mot de passe à sa place, et vous n’avez rien à lui transmettre en plus.
Les trois niveaux d’accès
Affilae distingue trois niveaux, visibles sous forme d’étiquette dans la colonne Permissions de la liste.
C’est l’interrupteur Permissions du formulaire qui commande ce choix. Son aide le dit clairement : « Si ce bouton n’est pas sélectionné, cet utilisateur aura un rôle d’administrateur, à l’activation, vous aurez la possibilité de choisir les services auxquels il aura accès. »
Régler des droits personnalisés
Une fois l’interrupteur Permissions activé, trois réglages apparaissent :
- Accès à la marketplace : contacter et recruter de nouveaux partenaires.
- Côté annonceur, Accès à la facturation : abonnement, factures et coordonnées de l’entreprise. Côté éditeur, l’équivalent est Gérer les coordonnées du compte.
- Définir des autorisations par programme d’affiliation côté annonceur, Définir des autorisations par profil affilié côté éditeur. Sélectionnez ensuite les programmes concernés, puis activez Autoriser l’accès au programme, appelé Autoriser l’accès au profil côté éditeur.
Chaque droit laissé désactivé est rappelé par un message d’information : « Si l’option n’est pas activée, l’utilisateur n’aura pas accès à … ».
Sélectionnez un seul programme pour régler ses sept droits un par un :
Côté éditeur, les mêmes sept droits existent avec des libellés adaptés : Gérer les demandes de produits, Accès à la messagerie, Gérer la configuration du profil, Gérer les conversions, Gérer les partenariats, Gérer les éléments publicitaires et Gérer les demandes de paiement.
Ce que seul le propriétaire peut faire
- Transférer la propriété du compte à un autre utilisateur.
- Retirer un utilisateur Administrateur, et modifier la fiche du propriétaire.
- Supprimer définitivement le compte, depuis Effacer mon compte.
- Côté éditeur, accéder à Mon Compte > Déclaration réglementaire > Formulaire (DAC7). Les autres utilisateurs voient le message « Seul le propriétaire du compte peut renseigner ces informations ».
Transférer la propriété du compte
C’est la marche à suivre quand le propriétaire quitte l’entreprise. Il doit le faire lui-même, avant son départ.
- Connecté avec son compte, le propriétaire ouvre la page Utilisateurs.
- Sur sa propre ligne, il clique sur l’icône de transfert (deux flèches horizontales). Elle n’apparaît que s’il existe au moins un autre utilisateur.
- Dans la fenêtre Modifier le propriétaire du compte, il désigne la personne dans Sélectionnez l’utilisateur.
- Il coche Transférer mes programmes vers l’utilisateur sélectionné s’il était gestionnaire de programmes.
- Il valide avec Valider. Le message Le propriétaire du compte a été modifié avec succès confirme l’opération.
Retirer un utilisateur
- Sur la ligne de la personne, cliquez sur l’icône de corbeille dans la colonne Actions.
- La fenêtre Voulez-vous vraiment supprimer cet utilisateur ? rappelle son nom et son email.
- Confirmez avec Supprimer. Le message l’utilisateur a bien été supprimé s’affiche.
Deux situations bloquent la suppression :
- L’utilisateur est un contact de facturation et ne peut pas être supprimé. Désignez d’abord une autre personne comme contact de facturation.
- Cet utilisateur est un gestionnaire de programme. Le bouton reste inactif, et un lien Modifier le programme vous emmène directement changer le gestionnaire.
Vous ne pouvez pas vous supprimer vous-même : l’icône de corbeille n’apparaît pas sur votre propre ligne.
Pourquoi ouvrir des accès plutôt que partager un mot de passe
- Chaque personne a son identifiant, sa langue et son fuseau horaire, ce qui évite les mots de passe qui circulent par email.
- La colonne Dernière connexion vous montre qui utilise réellement le compte.
- Une agence peut travailler sur un seul programme sans voir la facturation ni les autres programmes.
- Le départ d’un collaborateur se règle par une suppression, sans avoir à changer le mot de passe de toute l’équipe.
Bonnes pratiques
- Réservez le niveau Administrateur à deux ou trois personnes de confiance, et utilisez Personnalisé pour tous les intervenants extérieurs.
- Coupez systématiquement Accès à la facturation pour une agence : elle n’a pas besoin de voir votre abonnement ni vos factures.
- Passez la liste en revue à chaque fin de mission, et retirez les accès devenus inutiles.
- Vérifiez que l’email n’est plus affiché en rouge quelques jours après l’invitation : c’est le signe que la personne a bien activé son accès.
- Avant qu’un propriétaire quitte l’entreprise, transférez la propriété. Sans cela, plus personne ne pourra effectuer les actions qui lui sont réservées.
Trois exemples concrets
- Une agence sur un seul programme. Vous invitez son consultant, activez Permissions, cochez Accès à la marketplace, laissez Accès à la facturation coupé, puis sélectionnez le programme concerné et lui ouvrez Gérer les partenaires affiliés et Accès à la messagerie. Il recrute et échange avec les affiliés, sans toucher aux commissions.
- Un stagiaire en lecture des performances. Vous l’invitez en Personnalisé, sélectionnez un programme, activez Autoriser l’accès au programme et laissez les sept droits détaillés désactivés. Il consulte le programme, sans rien pouvoir modifier.
- Le fondateur passe la main. Avant son départ, le propriétaire ouvre Utilisateurs, clique sur l’icône de transfert de sa ligne, désigne la nouvelle responsable et coche le transfert des programmes. Elle devient Propriétaire et peut ensuite gérer les accès de toute l’équipe.
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Questions fréquentes
Ses permissions sont limitées. Ouvrez la page Utilisateurs et regardez l’étiquette de sa ligne dans la colonne Permissions : si elle indique « Personnalisé », il ne voit que ce que vous lui avez ouvert. De son côté, une info-bulle le lui explique, « Vos permissions sont personnalisées par le propriétaire de ce compte. Nous vous invitons à le contacter afin d’obtenir cet accès. » Modifiez sa fiche avec l’icône crayon pour ajouter les droits manquants.
L’adresse est déjà utilisée par un utilisateur du compte, et le message « invalid email: already used » s’affiche. Une adresse ne peut servir qu’une seule fois. Vérifiez la liste des utilisateurs : la personne est peut-être déjà invitée, mais n’a pas encore validé son invitation, son email apparaît alors en rouge.
Demandez-lui de chercher le message « Invitation à collaborer » dans ses courriers indésirables. Si le lien affiche « L’invitation a expiré et le propriétaire du compte doit en envoyer une nouvelle », supprimez l’utilisateur puis recréez-le : un nouvel email d’invitation part immédiatement.
Trois raisons possibles. Le message « L’utilisateur est un contact de facturation et ne peut pas être supprimé. » demande de désigner d’abord un autre contact de facturation. Le message « Cet utilisateur est un gestionnaire de programme. » désactive le bouton et propose le lien « Modifier le programme » pour changer de gestionnaire. Enfin, un utilisateur Administrateur ne peut être retiré que par le propriétaire du compte, et personne ne peut se supprimer soi-même.
Il doit transférer la propriété avant son départ, depuis sa propre ligne de la page Utilisateurs, avec l’icône de transfert puis la fenêtre « Modifier le propriétaire du compte ». L’action est définitive et il perd ses droits de propriétaire. S’il est déjà parti et que personne ne peut se connecter à son compte, écrivez à support@affilae.com depuis une adresse du compte.
Le nombre d’utilisateurs dépend de votre offre. Si la limite est atteinte, la création échoue avec un message d’erreur générique : contactez votre interlocuteur Affilae ou support@affilae.com pour faire évoluer votre offre.